Giấy khai sinh là giấy tờ quan trọng được sử dụng trong rất nhiều thủ tục hành chính. Vậy trong trường hợp bị mất giấy khai sinh thì có được cấp lại hay không? Thủ tục xin cấp lại giấy khai sinh như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin chính xác nhất về vấn đề này!

Mất giấy khai sinh xin cấp lại được không? Thủ tục xin cấp lại giấy khai sinh

1. Giấy khai sinh là gì?

Căn cứ quy định tại khoản 6 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014 và các quy định hướng dẫn liên quan thì Giấy khai sinh là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho cá nhân khi được đăng ký khai sinh; nội dung Giấy khai sinh bao gồm các thông tin cơ bản về cá nhân sau đây:

- Thông tin của người được đăng ký khai sinh: Họ, chữ đệm và tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; nơi sinh; quê quán; dân tộc; quốc tịch;

- Thông tin của cha, mẹ người được đăng ký khai sinh: Họ, chữ đệm và tên; năm sinh; dân tộc; quốc tịch; nơi cư trú;

- Số định danh cá nhân của người được đăng ký khai sinh.

Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân. Mọi hồ sơ, giấy tờ của cá nhân có nội dung về họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con phải phù hợp với Giấy khai sinh của người đó.

Trường hợp nội dung trong hồ sơ, giấy tờ cá nhân khác với nội dung trong Giấy khai sinh của người đó thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quản lý hồ sơ hoặc cấp giấy tờ có trách nhiệm điều chỉnh hồ sơ, giấy tờ theo đúng nội dung trong Giấy khai sinh.

2. Giấy khai sinh bản chính có làm lại được không?

Căn cứ quy định tại Điều 24 Nghị định 123/2015/NĐ-CP thì người dân có thể đăng ký lại khai sinh trong trường hợp đã đăng ký khai sinh tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01/01/2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy khai sinh đều bị mất.

Tuy nhiên trên thực tế, trường hợp cả Sổ hộ tịch và các giấy tờ liên quan lưu giữ tại cơ quan đăng ký hộ tịch đều bị mất là rất hiếm khi xảy ra. Chính vì vậy, rất ít người được làm lại giấy khai sinh bản chính.

3. Mất giấy khai sinh bản chính thì phải làm thế nào?

3.1. Trường hợp bị mất giấy khai sinh bản chính

Nếu bị mất giấy khai sinh bản chính nhưng không đủ điều kiện được làm lại theo quy định tại khoản 1 Điều 24 Nghị định 123/2015/NĐ-CP thì có thể đến Ủy ban nhân dân cấp xã nơi từng cấp khai sinh trước đây để xin cấp trích lục khai sinh.

Về thủ tục xin cấp trích lục khai sinh bản sao, Điều 64 Luật Hộ tịch 2014 quy định:

“1. Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch trực tiếp hoặc thông qua người đại diện gửi tờ khai theo mẫu quy định cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.

Trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tịch của cá nhân thì gửi văn bản yêu cầu nêu rõ lý do cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.

2. Ngay sau khi nhận được yêu cầu, nếu đủ điều kiện thì Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu”.

3.1.1. Thành phần hồ sơ (Số lượng: 01 bộ)

3.1.2. Trình tự, thủ tục

Thời hạn giải quyết: Ngay trong ngày tiếp nhận hồ sơ; trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.

Lưu ý:

3.1.3. Lệ phí: 8.000 đồng/bản sao Trích lục/sự kiện hộ tịch đã đăng ký. Miễn lệ phí cho người thuộc gia đình có công với cách mạng; người thuộc hộ nghèo; người khuyết tật.

3.2. Trường hợp đăng ký lại giấy khai sinh

Nếu công dân đã được đăng ký khai sinh và được cấp giấy khai sinh trước ngày 01/01/2016 nhưng Sổ hộ tịch và Bản chính giấy khai sinh đều bị mất thì sẽ được đăng ký lại khai sinh và được cấp lại giấy khai sinh. Việc đăng ký lại khai sinh chỉ được thực hiện nếu người yêu cầu đăng ký còn sống vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ.

Việc đăng ký lại khai sinh trong trường hợp này sẽ được thực hiện tại UBND cấp xã nơi công dân đã được đăng ký khai sinh trước đây hoặc tại UBND cấp xã nơi công dân có yêu cầu thường trú.

3.2.1. Thành phần hồ sơ (Số lượng: 01 bộ)

3.2.2. Trình tự, thủ tục

Thời hạn giải quyết: 05 ngày làm việc; trường hợp phải xác minh thì thời hạn giải quyết không quá 25 ngày.

Lưu ý:

3.2.3. Lệ phí: Mức lệ phí cụ thể do Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quyết định. Miễn lệ phí cho người thuộc gia đình có công với cách mạng; người thuộc hộ nghèo; người khuyết tật. Phí cấp bản sao Giấy khai sinh (nếu có yêu cầu) thực hiện theo quy định tại Thông tư số 281/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính.

4. Mất giấy khai sinh được cấp sau ngày 01/01/2016 có xin cấp lại được không?

Theo quy định tại Điều 24 Nghị định 123/2015/NĐ-CP đã được đề cập ở trên thì nếu công dân được đăng ký và cấp giấy khai sinh từ ngày 01/01/2016 trở đi, nhưng sau đó bị mất giấy khai thì sẽ không được đăng ký và cấp lại bản chính giấy khai sinh.

Trong trường hợp này, công dân cần liên hệ với cơ quan đăng ký hộ tịch nơi trước đây đã đăng ký khai sinh để yêu cầu trích lục bản sao giấy khai sinh từ sổ gốc.

Để được cấp bản sao trích lục giấy khai sinh, công dân cần nộp tờ khai cấp bản sao trích lục giấy khai sinh và xuất trình bản chính một trong các giấy tờ: Hộ chiếu, CMND, thẻ Căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng.

Sau khi nhận được yêu cầu, cơ quan đang lưu trữ Sổ gốc Sổ đăng ký khai sinh trước đây sẽ cấp bản sao trích lục Giấy khai sinh cho công dân yêu cầu. Bản sao giấy khai sinh được cấp sẽ có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

Theo quy định tại Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

5. Trường hợp giấy khai sinh bản chính bị sai thông tin

Nếu giấy khai sinh có lỗi sai thì người dân phải làm thủ tục cải chính giấy khai sinh theo quy định tại tại Điều 7 Nghị định 123/2015/NĐ-CP.

Về điều kiện cải chính giấy khai sinh, khoản 2 Điều 7 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định như sau:

“Cải chính hộ tịch theo quy định của Luật Hộ tịch là việc chỉnh sửa thông tin cá nhân trong Sổ hộ tịch hoặc trong bản chính giấy tờ hộ tịch và chỉ được thực hiện khi có đủ căn cứ để xác định có sai sót do lỗi của công chức làm công tác hộ tịch hoặc của người yêu cầu đăng ký hộ tịch”.

Theo quy định trên, trường hợp thông tin trên giấy khai sinh không sai nhưng vẫn muốn thay đổi thì không được cải chính.

Nếu thông tin trên giấy khai sinh có sai sót do lỗi của công chức làm công tác hộ tịch hoặc của người yêu cầu làm giấy khai sinh thì mới được cải chính giấy khai sinh.

Trường hợp được cải chính giấy khai sinh, theo Điều 28 Luật Hộ tịch 2014, thủ tục cải chính giấy khai sinh thực hiện như sau:

- Người yêu cầu cải chính giấy khai sinh nộp tờ khai theo mẫu quy định và giấy tờ liên quan cho cơ quan đăng ký hộ tịch.

- Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ giấy tờ theo quy định, nếu thấy việc cải chính là có cơ sở, phù hợp với quy định của pháp luật dân sự và pháp luật có liên quan, công chức tư pháp - hộ tịch ghi nội dung thay đổi, cải chính hộ tịch vào giấy khai sinh.

Trường hợp cần phải xác minh thì thời hạn được kéo dài thêm không quá 03 ngày làm việc.

- Trường hợp đăng ký cải chính hộ tịch không phải tại nơi đăng ký hộ tịch trước đây thì Ủy ban nhân dân cấp xã phải thông báo bằng văn bản kèm theo bản sao trích lục hộ tịch đến Ủy ban nhân dân nơi đăng ký hộ tịch trước đây để ghi vào Sổ hộ tịch.

- Trường hợp nơi đăng ký hộ tịch trước đây là Cơ quan đại diện thì Ủy ban nhân dân cấp xã phải thông báo bằng văn bản kèm theo bản sao trích lục hộ tịch đến Bộ Ngoại giao để chuyển đến Cơ quan đại diện ghi vào Sổ hộ tịch.