1. Tạo biểu đồ

- Biểu đồ giúp dễ dàng nhận biết trực quan mối tương quan giữa các dữ liệu, làm nổi bật ý nghĩa của dữ liệu, tạo ấn tượng.

- Phần mềm bảng tính cho phép biểu diễn dữ liệu bằng biểu đồ một cách dễ dàng, nhanh chóng.

- Trong bài học này, em sẽ tìm hiểu tính năng tạo biểu đồ của phần mềm bảng tính.

- Phần mềm bảng tính cho phép biểu diễn dữ liệu bằng nhiều dạng biểu đồ khác nhau.

- Lựa chọn dạng biểu đồ phù hợp với mục đích thể hiện ý nghĩa của dữ liệu.

- Ví dụ: biểu đồ cột thích hợp để so sánh dữ liệu, biểu đồ tròn thích hợp để mô tả tỉ lệ dữ liệu, biểu đồ đường gấp khúc thường dùng để so sánh và thể hiện xu hướng tăng/giảm theo thời gian.

- Trong Excel, để tạo biểu đồ, ta sừ dụng nhóm lệnh Charts trên dải lệnh Insert (Hình 2).

- Hình 3a hướng dẫn tạo biểu đồ hình cột so sánh kết quả học tập hai học kì của lớp 8A.

- Excel tự động nhận biết giá trị dữ liệu và tiêu đề cột hàng của bảng để tạo chú thích cho biểu đồ như Hình 3b.

Lưu ý: 

+ Để tạo biểu đồ, cần chọn khối ô tính chứa dữ liệu cần biểu diễn. Excel sẽ tự động phân loại dữ liệu và đề xuất một số loại biểu đồ phù hợp.

+ Nếu không tự động xác định được nội dung chú giải thì Excel sẽ ghi nội dung chú giải mặc định là Seriesl, Series2, Series3,...

2. Chỉnh sửa biểu đồ

- Thành phần và chú thích trên biểu đồ phụ thuộc vào dạng biểu đồ và dữ liệu được chọn.

- Excel cung cấp một số tính năng để thêm, xoá, sửa, định dạng,... biểu đồ và tạo ra biểu đồ phù hợp với yêu cầu trình bày thông tin.

- Hình 3b là biểu đồ dạng cột được trình bày theo mặc định của Excel. Ta có thể thực hiện chỉnh sửa biểu đồ ở Hình 3b để được biểu đồ như ở Hình 6.

a) Chỉnh sửa, xoá, thêm tiêu đề biểu đồ

- Mặc định, tiêu đề biểu đồ (Chart Title) nằm giữa, phía trên vùng vẽ biểu đồ. Nháy chuột vào bên trong khung chứa tiêu đề để thực hiện chỉnh sửa, định dạng nội dung tiêu đề.

- Thực hiện theo hướng dần ở Hình 7 để xoá, thêm, thay đổi vị trí tiêu để biểu đồ.

b) Thêm, xoá tiêu đề các trục

- Đối với các dạng biểu đồ có trục ngang và trục dọc như biểu đồ dạng cột, đường gấp khúc,... ta có thể thêm tiêu đề các trục.

- Để thêm tiêu đề trục, ta sử dụng các lệnh trong Design>Add Chart Element>Axis Titles (Hình 8). Sau đó, nháy chuột vào bên trong khung chứa tiêu đề trục để cập nhập, định dạng nội dung tiêu đề trục.

- Sau khi đã thêm tiêu đề trục, vào Design>Add Chart Element>Axis Titles, chọn Primary Horizontal hoặc Primary Vertical để xoá tiêu đề trục ngang hoặc trục dọc.

c) Chỉnh sửa, xoá, thêm chú giải

- Chú giải mặc định ở giữa, phía dưới vùng vẽ biểu đồ và được tự động sử dụng làm nội dung chú giải từ tiêu đề của cột (hoặc hàng) dữ liệu trong bảng.

- Để chỉnh sửa nội dung chú giải, cần cập nhật nội dung tiêu đề của cột (hoặc hàng) tương ứng trong bảng dữ liệu.

- Để xoá, thêm, thay đổi vị trí chú giải ta sử dụng các lệnh trong Design>Add Chart Element> Legend (Hình 9).

- Nháy chuột chọn chú giải và thực hiện thay đồi phông chữ, kiểu chữ, cỡ chữ, màu chữ để định dạng nội dung chú giải.

d) Thêm, xoá nhãn dữ liệu cho biểu đồ

- Khi thêm nhãn dữ liệu (data label), các giá trị dữ liệu sẽ được hiển thị trên biểu đồ. Ví dụ, Hình 10 là biểu đồ hình tròn đã được thêm nhãn dữ liệu.

- Để thêm, xoá nhãn dữ liệu cho biểu đồ, ta sử dụng các lệnh trong Design>Add Chart Element> Data Labels (Hình 11).

- Lưu ý:

+ Thay đổi dạng biểu đồ: chọn biểu đồ, vào thẻ Design, chọn Change Chart Type, chọn dạng và kiểu biểu đồ rồi OK.

+ Thao tác với đối tượng trong biểu đồ giống như thao tác trên trang chiếu.

+ Thêm, xoá các thành phần trong biểu đồ bằng bảng chọn ngữ cảnh: chọn biểu đồ, nhấn nút + phía trên bên phải, chọn hoặc bỏ chọn các mục tương ứng.

-  Sắp xếp, lọc dữ liệu, tạo biểu đồ không phải là thế mạnh của phần mềm soạn thảo văn bản và trình chiếu.

- Nên sao chép dữ liệu từ tệp văn bản, tệp trình chiếu sang trang tính để xử lí khi cần thiết.

- Các bước sao chép dữ liệu từ tệp trình chiếu sang trang tính tương tự như sao chép từ tệp văn bản sang trang tính ở Bài 6.