1. Biểu diễn dữ liệu bằng biểu đồ

- PMBT cho phép biểu diễn dữ liệu số dưới dạng biểu đồ để dễ dàng so sánh hoặc tìm ra thông tin về xu thế hay mối quan hệ của những dữ liệu trong bảng.

- Một số dạng biểu đồ thông dụng trong PMBT Excel 

+ Biểu đồ cột: Thích hợp khi so sánh dữ liệu nói chung. Chúng thường được sử dụng để trực quan hoả sự khác biệt giữa các giá trị dữ liệu trong một hoặc nhiều chuỗi dữ liệu. 

+ Biểu đồ đường: Thường được dùng để biểu diễn các dữ liệu thay đổi theo thời gian và rất hữu ích để xác định xu hướng tăng hay giảm của dữ liệu. Ví dụ: Khi biểu diễn số bạn xếp loại học lực tốt của lớp em qua các năm.

+ Biểu đồ hình tròn: Thích hợp khi muốn biểu diễn tỉ lệ hoặc mức đóng góp của dữ liệu so với tổng thể. Ví dụ: khi biểu diễn tỉ lệ xếp loại học lực của lớp.

2. Tính tự động của biểu đồ

- Bảng số liệu có thể gồm một hay nhiều chuỗi dữ liệu. Dữ liệu cho mỗi chuỗi được liên kết với dữ liệu trong một hàng hoặc cột riêng biệt của một bảng dữ liệu.

3. Các thành phần của biểu đồ

Biểu đồ gồm nhiều thành phần. Các thành phần này không nhất thiết đều phải xuất hiện đồng thời trong biểu đồ.