Sau khi thực hiện việc tìm kiếm thông tin trong 1 tệp hồ sơ học sinh, khẳng định nào sau đây là đúng?

Đáp án A

Sau khi thực hiện việc tìm kiếm thông tin trong 1 tệp hồ sơ học sinh thì trình tự các hồ sơ trong tệp không thay đổi

Lý thuyết Các công việc thường gặp khi xử lí thông tin của một tổ chức

a) Tạo lập hồ sơ

• Để tạo lập hồ sơ, cần thực hiện các công việc như sau:

• Xác định chủ thể cần quản lý

Ví dụ: trong bài toán quản lý trên chủ thể cần quản lý là học sinh

• Xác định cấu trúc hồ sơ.

Ví dụ: hồ sơ mỗi học sinh là một hàng có nhiều cột (thuộc tính)

• Thu thập, tập hợp hồ sơ thông tin cần thiết cho hồ sơ từ nhiều nguồn khác nhau và lưu trữ chúng theo đúng cấu trúc đã xác định.

Ví dụ: hồ sơ lớp dưới, kết quả điểm thi học kì các môn, …

b) Cập nhật hồ sơ

• Thông tin lưu trữ trong hồ sơ cần được cập nhật kịp thời để đảm bảo phản ánh kịp thời, đúng thực tế:

   + Sửa chữa hồ sơ: thay đổi một vài thông tin không còn đúng.

   + Thêm hồ sơ: bổ sung thêm hồ sơ cho cá thể mới tham gia tổ chức.

   + Xoá hồ sơ: xoá hồ sơ của cá thể mà tổ chức không quản lý

c) Khai thác hồ sơ

• Việc tạo lập, lưu trữ và cập nhật hồ sơ là để khai thác chúng, phục vụ cho việc quản lí, gồm các công việc sau:

   + Sắp xếp hồ sơ theo một tiêu chí nào đó phù hợp với yêu cầu.

   + Tìm kiếm là tra cứu các thông tin có sẵn thoả mãn một số điều kiện nào đó.

   + Thống kê cách khai thác hồ sơ dựa trên tính toán để đưa ra các thông tin đặc trưng.

   + Lập báo cáo là sử dụng các kết quả tìm kiếm, thống kê, sắp xếp các bộ hồ sơ theo một yêu cầu nào đó.