Trả lời nhanh
Với báo cáo (Report) trong Access, ta không thể nhập, sửa hoặc xóa dữ liệu. Báo cáo chỉ lấy dữ liệu từ bảng hoặc truy vấn để sắp xếp, nhóm, tính tổng, định dạng và in ra. Việc cập nhật dữ liệu phải làm ở bảng hoặc biểu mẫu (Form), sau đó báo cáo tự phản ánh kết quả mới.
Hiểu đúng đề bài
Đề hỏi việc không thể làm, nên ta phải tìm phương án nói về thao tác chỉnh sửa dữ liệu gốc. Đây là câu thuộc phần Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access trong Tin học 12 (chương trình cũ). Bản gốc của đề có thể sắp xếp các lựa chọn khác nhau, nên trang này không liệt kê lại từng phương án mà hướng dẫn cách nhận biết phương án sai theo nguyên tắc.
Nguyên tắc: nếu phương án nói về nhập, sửa, xóa, cập nhật dữ liệu thông qua báo cáo, đó là việc không làm được. Nếu nói về trình bày, nhóm, tính toán, in, đó là việc làm được.
Báo cáo trong Access dùng để làm gì?
Báo cáo là một đối tượng của Access, có mục đích duy nhất là kết xuất thông tin theo mẫu mong muốn, thường để in ra giấy. Dữ liệu trong báo cáo luôn lấy từ bảng hoặc truy vấn (nguồn dữ liệu), nên báo cáo không phải nơi lưu trữ dữ liệu.
Bảng phân loại: làm được và không làm được
| Việc | Với báo cáo |
|---|---|
| Chọn các trường cần hiển thị | Làm được |
| Sắp xếp, phân nhóm bản ghi (ví dụ theo lớp) | Làm được |
| Tính tổng, trung bình, đếm, lớn nhất, nhỏ nhất theo nhóm | Làm được |
| Định dạng phông chữ, màu sắc, tiêu đề, đánh số trang | Làm được |
| Xem trước khi in và in ra giấy | Làm được |
| Nhập thêm bản ghi mới | Không làm được |
| Sửa giá trị của một ô dữ liệu | Không làm được |
| Xóa bản ghi khỏi cơ sở dữ liệu | Không làm được |
Vì sao không thể sửa dữ liệu trong báo cáo?
- Bản chất của báo cáo là “bản chụp” để đọc. Nó giống một tờ danh sách đã in sẵn: bạn đọc được, tính được, nhưng không gõ đè lên dữ liệu gốc.
- Dữ liệu nằm ở bảng. Muốn thay đổi phải sửa ở bảng hoặc dùng biểu mẫu (Form) để nhập, sửa cho thuận tiện.
- Báo cáo tự cập nhật. Khi dữ liệu nguồn thay đổi, mở lại báo cáo sẽ thấy kết quả mới, không cần sửa tay.
Mẹo nhớ: Form để “vào”, Report để “ra”
Biểu mẫu (Form) giúp đưa dữ liệu vào và chỉnh sửa. Báo cáo (Report) giúp đưa thông tin ra để xem và in. Gặp câu “không thể làm được” liên quan đến báo cáo, hãy nghĩ ngay đến việc thuộc về chiều “vào”: nhập, sửa, xóa.
Lỗi sai thường gặp
- Nhầm “thiết kế báo cáo” với “sửa dữ liệu”. Ở chế độ thiết kế, ta chỉnh bố cục, nhãn, công thức tính; đó là sửa cách trình bày, không phải sửa bản ghi.
- Nghĩ rằng báo cáo không tính toán được. Thực tế báo cáo tính tổng, trung bình theo nhóm rất tốt.
- Lẫn báo cáo với truy vấn. Truy vấn lọc, tính toán dữ liệu; báo cáo trình bày kết quả đó đẹp và có thể in.
Bài luyện tập (đề tự đặt)
Câu 1. Trong các việc sau, việc nào KHÔNG thể làm với báo cáo? A. Nhóm học sinh theo lớp; B. Tính điểm trung bình mỗi lớp; C. Sửa điểm của một học sinh ngay trên báo cáo; D. In danh sách ra giấy.
Đáp án: C. A, B, D là các chức năng trình bày, tính toán, in của báo cáo; còn sửa điểm là chỉnh dữ liệu gốc, phải làm ở bảng hoặc biểu mẫu.
Câu 2. Muốn thêm một học sinh mới vào cơ sở dữ liệu rồi in lại danh sách, ta làm theo thứ tự nào?
Đáp án: nhập học sinh mới ở bảng hoặc biểu mẫu, sau đó mở (hoặc làm mới) báo cáo để xem và in; báo cáo tự cập nhật theo dữ liệu nguồn.
Câu 3. Đúng hay sai: “Có thể tạo báo cáo từ một truy vấn.” Đáp án: Đúng, vì nguồn dữ liệu của báo cáo có thể là bảng hoặc truy vấn.
Câu hỏi thường gặp
Với báo cáo ta không thể làm được việc gì?
Ta không thể nhập, sửa hoặc xóa dữ liệu thông qua báo cáo. Báo cáo chỉ dùng để trình bày, nhóm, tính toán và in dữ liệu lấy từ bảng hoặc truy vấn.
Báo cáo (Report) trong Access dùng để làm gì?
Báo cáo dùng để kết xuất thông tin theo mẫu mong muốn, thường để xem và in ra giấy, có thể sắp xếp, phân nhóm và tính tổng, trung bình theo nhóm.
Muốn sửa dữ liệu thì dùng đối tượng nào của Access?
Dùng bảng (Table) hoặc biểu mẫu (Form). Biểu mẫu thuận tiện hơn khi nhập, sửa dữ liệu vì giao diện thân thiện.
Báo cáo có tự cập nhật khi dữ liệu thay đổi không?
Có. Báo cáo lấy dữ liệu từ nguồn nên khi bảng hoặc truy vấn thay đổi, mở lại báo cáo sẽ thấy kết quả mới.