Trắc nghiệm Tin 12 Bài 3: Giới thiệu Microsoft Access

Trả lời nhanh

Microsoft Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu (HQT CSDL) trong bộ Microsoft Office, dùng cho máy tính cá nhân và mạng cục bộ. Một CSDL Access có bốn đối tượng chính: bảng (Table) để lưu dữ liệu, mẫu hỏi (Query) để tìm kiếm – kết xuất, biểu mẫu (Form) để nhập – xem dữ liệu, báo cáo (Report) để tổng hợp và in ấn.

Bài 3 mở đầu phần “Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access” của Tin học 12. Bài này không khó, nhưng đề kiểm tra hay hỏi rất kỹ vào việc phân biệt bốn đối tượng và các thao tác mở – tạo – đóng tệp. Bên dưới là phần lý thuyết gọn, sau đó là 10 câu trắc nghiệm tự luyện có giải thích.

1. Microsoft Access là gì?

Access là phần mềm thuộc loại hệ quản trị cơ sở dữ liệu, nằm trong bộ Microsoft Office của hãng Microsoft. Nó được thiết kế cho máy tính cá nhân và máy tính trong mạng cục bộ, không phải phần mềm soạn thảo hay bảng tính.

Mẹo nhớ: Word lo văn bản, Excel lo bảng tính, Access lo cơ sở dữ liệu.

2. Khả năng của Access

Access cung cấp công cụ để tạo lập, lưu trữ, cập nhật và khai thác dữ liệu:

Tạo lập CSDL và lưu trên thiết bị nhớ. Một CSDL gồm các bảng dữ liệu và mối liên kết giữa các bảng.
Tạo biểu mẫu để cập nhật dữ liệu, tạo báo cáo thống kê, tạo mẫu hỏi để khai thác dữ liệu, từ đó giải quyết các bài toán quản lí.

Ví dụ: bài toán quản lí học sinh của một lớp. Giáo viên chủ nhiệm có thể dùng Access để lưu hồ sơ học sinh, cập nhật điểm, tính điểm trung bình và in danh sách theo yêu cầu.

3. Bốn đối tượng chính của Access

Đối tượng	Công dụng	Ví dụ trong CSDL “Quản lí học sinh”
Bảng (Table)	Lưu dữ liệu. Mỗi bảng chứa thông tin về một chủ thể; mỗi hàng là một cá thể.	Bảng HOC_SINH: họ tên, ngày sinh, giới tính…
Mẫu hỏi (Query)	Sắp xếp, tìm kiếm, kết xuất dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng.	Xem thông tin một học sinh hoặc cả lớp theo điều kiện
Biểu mẫu (Form)	Tạo giao diện thuận tiện để nhập hoặc hiển thị dữ liệu.	Form nhập hồ sơ, form nhập điểm
Báo cáo (Report)	Định dạng, tính toán, tổng hợp dữ liệu được chọn và in ra.	Bảng điểm môn Tin học, thống kê điểm

Lưu ý về tên đối tượng: mỗi đối tượng được Access quản lí dưới một tên, gồm chữ cái, chữ số và có thể có dấu cách (ví dụ HOC_SINH, Nhap HS).

Mẹo phân biệt nhanh: hỏi “dữ liệu nằm ở đâu?” → Bảng; “muốn lọc, tìm?” → Mẫu hỏi; “muốn nhập cho dễ?” → Biểu mẫu; “muốn in ra?” → Báo cáo.

4. Một số thao tác cơ bản

a) Khởi động Access

Cách 1: Start → All Programs → Microsoft Office → Microsoft Access.
Cách 2: nháy đúp biểu tượng Access trên màn hình nền.

b) Tạo CSDL mới

Chọn Blank desktop database (CSDL trống).
Đặt tên tệp, chọn vị trí lưu, nhấn Create.
Cửa sổ CSDL xuất hiện với thanh công cụ, bảng chọn đối tượng và vùng chứa các đối tượng. Tệp mới tạo là CSDL trống, chưa có đối tượng nào.

c) Mở CSDL đã có

Cách 1: nháy chuột vào tên CSDL trong danh sách gần đây (nếu có).
Cách 2: File → Open…, tìm tệp rồi nháy đúp.

Lưu ý: Access chỉ làm việc với một CSDL tại một thời điểm. Người ta thường nói “tệp CSDL” thay cho “CSDL”.

d) Kết thúc phiên làm việc

Cách 1: File → Exit.
Cách 2: nháy nút đóng ở góc trên bên phải cửa sổ.

Giao diện các phiên bản Access có khác nhau đôi chút (tên lệnh, vị trí nút), nhưng nguyên tắc thì giống nhau. Khi làm bài, bám theo tên lệnh trong SGK của em.

5. Làm việc với các đối tượng

Hai chế độ làm việc chính

Chế độ thiết kế (Design View): tạo mới hoặc thay đổi cấu trúc bảng, mẫu hỏi; thay đổi cách trình bày, định dạng biểu mẫu và báo cáo.
Chế độ trang dữ liệu (Datasheet View): hiển thị dữ liệu dạng bảng, cho phép xem, xoá, sửa dữ liệu đã có.

Cách nhớ: Design = sửa “khung”, Datasheet = sửa “nội dung”.

Tạo đối tượng mới

Mỗi đối tượng có thể tạo bằng ba cách: dùng mẫu dựng sẵn, tự thiết kế, hoặc kết hợp cả hai. Cách thứ ba (dùng mẫu dựng sẵn rồi chỉnh sửa) được dùng nhiều nhất. Thuật sĩ (wizard) là chương trình hướng dẫn từng bước giúp tạo đối tượng từ các mẫu dựng sẵn.

Mở đối tượng

Trong cửa sổ CSDL, chọn loại đối tượng ở bảng chọn, rồi nháy đúp vào tên đối tượng cần mở.

Lỗi sai thường gặp

Nhầm Query với Report: Query lọc/kết xuất dữ liệu; Report mới là đối tượng để in.
Nhầm Form với Table: dữ liệu thật sự được lưu trong bảng, biểu mẫu chỉ là “giao diện”.
Cho rằng Access mở được nhiều CSDL cùng lúc (theo chương trình bài này là một).
Nhầm Design View với Datasheet View khi hỏi “thay đổi cấu trúc bảng”.

10 câu trắc nghiệm Tin học 12 Bài 3 (có đáp án và giải thích)

Câu 1. Microsoft Access là:

A. Phần mềm soạn thảo văn bản
B. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu của hãng Microsoft
C. Phần mềm bảng tính
D. Phần mềm trình chiếu

Đáp án: B. Access thuộc bộ Microsoft Office nhưng là HQT CSDL; A, C, D lần lượt là Word, Excel, PowerPoint.

Câu 2. Trong Access, đối tượng dùng để lưu trữ dữ liệu là:

A. Table
B. Query
C. Form
D. Report

Đáp án: A. Chỉ bảng (Table) chứa dữ liệu; ba đối tượng còn lại khai thác hoặc hiển thị dữ liệu từ bảng.

Câu 3. Đối tượng nào giúp tạo giao diện thuận tiện cho việc nhập hoặc hiển thị thông tin?

A. Bảng
B. Mẫu hỏi
C. Biểu mẫu
D. Báo cáo

Đáp án: C. Biểu mẫu (Form) là giao diện nhập/xem dữ liệu. Mẫu hỏi dùng để lọc, báo cáo dùng để in.

Câu 4. Đối tượng được thiết kế để định dạng, tính toán, tổng hợp dữ liệu được chọn và in ra là:

A. Form
B. Query
C. Table
D. Report

Đáp án: D. Báo cáo (Report) là đối tượng phục vụ in ấn, thống kê.

Câu 5. Muốn sắp xếp, tìm kiếm và kết xuất dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng, ta dùng:

A. Mẫu hỏi (Query)
B. Báo cáo (Report)
C. Biểu mẫu (Form)
D. Thuật sĩ (Wizard)

Đáp án: A. Query là công cụ truy vấn. Wizard không phải đối tượng mà là chương trình hướng dẫn tạo đối tượng.

Câu 6. Cách nào sau đây có thể dùng để khởi động Access?

A. Nháy đúp biểu tượng Access trên màn hình nền
B. Chọn File → Exit
C. Chọn Create → Table
D. Nháy đúp biểu tượng Word

Đáp án: A. File → Exit là lệnh thoát; Create → Table là tạo bảng khi đã mở Access; Word là phần mềm khác.

Câu 7. Để tạo mới hoặc thay đổi cấu trúc của một bảng, ta làm việc ở chế độ:

A. Datasheet View
B. Design View
C. Chế độ in
D. Chế độ xem trước báo cáo

Đáp án: B. Design View (chế độ thiết kế) dùng để định nghĩa cấu trúc. Datasheet View chỉ để xem/sửa dữ liệu.

Câu 8. Chế độ trang dữ liệu (Datasheet View) cho phép:

A. Thay đổi kiểu dữ liệu của trường
B. Xem, xoá hoặc thay đổi các dữ liệu đã có dạng bảng
C. Chỉ định dạng báo cáo để in
D. Tạo mối liên kết giữa các CSDL

Đáp án: B. Đổi kiểu dữ liệu của trường thuộc về cấu trúc nên làm ở Design View (loại A).

Câu 9. Thuật sĩ (wizard) trong Access là:

A. Một loại đối tượng lưu dữ liệu
B. Chương trình hướng dẫn từng bước để tạo đối tượng từ các mẫu dựng sẵn
C. Một loại tệp CSDL
D. Một chế độ in ấn

Đáp án: B. Wizard giúp người mới tạo nhanh bảng, biểu mẫu, báo cáo theo từng bước.

Câu 10. Tại một thời điểm, Access làm việc với bao nhiêu CSDL?

A. Một
B. Hai
C. Ba
D. Không giới hạn

Đáp án: A. Theo nội dung bài học, Access chỉ làm việc với một CSDL tại một thời điểm; muốn mở tệp khác phải đóng tệp hiện thời.

Bài luyện tập thêm

Điền khuyết: Trong CSDL “Thư viện”, thông tin về từng quyển sách được lưu trong ______; danh sách sách quá hạn trả được in bằng ______. Đáp án: bảng (Table); báo cáo (Report).
Chọn đối tượng: Thủ thư muốn một màn hình có ô nhập đẹp để thêm sách mới. Nên tạo đối tượng nào? Đáp án: Biểu mẫu (Form).
Đúng hay sai? “Muốn thêm một trường mới vào bảng thì mở bảng ở Design View.” Đáp án: Đúng, vì thêm trường là thay đổi cấu trúc bảng.

Học tiếp các bài sau

Tin học 12 Bài 4: Cấu trúc bảng
Tin học 12 Bài 5: Các thao tác cơ bản trên bảng
Tin học 12 Bài 6: Biểu mẫu
Tin học 12 Bài 7: Liên kết giữa các bảng
Tin học 12 Bài 8: Truy vấn dữ liệu

Câu hỏi thường gặp

Access có những đối tượng chính nào?

Có bốn đối tượng chính: bảng (Table) lưu dữ liệu, mẫu hỏi (Query) tìm kiếm và kết xuất dữ liệu, biểu mẫu (Form) nhập hoặc hiển thị dữ liệu, báo cáo (Report) tổng hợp và in ra.

Design View và Datasheet View khác nhau thế nào?

Design View dùng để tạo mới hoặc thay đổi cấu trúc đối tượng (ví dụ thêm trường vào bảng). Datasheet View hiển thị dữ liệu dạng bảng để xem, sửa, xoá dữ liệu đã có.

Có mấy cách khởi động Access?

Có hai cách thường dùng: vào Start → All Programs → Microsoft Office → Microsoft Access, hoặc nháy đúp biểu tượng Access trên màn hình nền.

Thuật sĩ (wizard) trong Access dùng để làm gì?

Wizard là chương trình hướng dẫn từng bước giúp tạo các đối tượng CSDL từ mẫu dựng sẵn. Sau đó người dùng có thể chỉnh sửa lại theo ý mình.