Trắc nghiệm Tin học 12 Bài 5: Các thao tác cơ bản trên bảng (10 câu)

Sơ đồ nội dung Bài 5

Trước khi đi vào từng phần, các em nhìn sơ đồ để thấy bài này chỉ có bốn “việc” chính. Nắm được khung này thì khi gặp câu hỏi, em sẽ biết ngay nó thuộc nhóm nào.

1. Cập nhật dữ liệu

Cập nhật là làm cho dữ liệu trong bảng luôn đúng với thực tế. Có ba việc: thêm, sửa, xoá bản ghi. Các thao tác thực hiện ở chế độ hiển thị trang dữ liệu (Datasheet) của bảng.

a) Thêm bản ghi mới

• Cách 1: chọn Insert → New Record (hoặc nháy nút New Record trên thanh công cụ), rồi gõ dữ liệu vào bản ghi mới.
• Cách 2: nháy chuột vào bản ghi trống ở cuối bảng rồi gõ dữ liệu.

b) Chỉnh sửa

Nháy chuột vào ô cần sửa, thay đổi nội dung rồi chuyển sang ô khác để Access ghi nhận thay đổi.

c) Xoá bản ghi

1. Chọn bản ghi cần xoá (nháy vào ô chọn bên trái bản ghi).
2. Nhấn nút Delete Record trên thanh công cụ hoặc nhấn phím Delete.
3. Trong hộp thoại khẳng định xoá, chọn Yes.

Lưu ý: bản ghi bị xoá thường không khôi phục được, nên hãy đọc kĩ hộp thoại trước khi chọn Yes.

2. Sắp xếp và lọc

a) Sắp xếp

Sắp xếp là thay đổi thứ tự hiển thị các bản ghi theo giá trị của một trường. Cách làm:

1. Chọn trường cần sắp xếp (nháy vào một ô của cột đó) ở chế độ trang dữ liệu.
2. Nháy nút Sort Ascending (tăng dần) hoặc Sort Descending (giảm dần).

Với trường văn bản, “tăng dần” là theo thứ tự bảng chữ cái; với trường số là từ nhỏ đến lớn; với trường ngày tháng là từ sớm đến muộn.

b) Lọc

Lọc là công cụ của hệ quản trị cơ sở dữ liệu để chỉ hiển thị những bản ghi thoả mãn điều kiện nào đó. Các bản ghi còn lại chỉ bị ẩn đi, không bị xoá. Lọc làm việc trong một bảng.

Cách lọc	Dùng khi	Trình tự thao tác
Lọc theo ô dữ liệu đang chọn (Filter By Selection)	Tìm nhanh các bản ghi có giá trị trùng với một ô	Chọn ô có dữ liệu cần lọc → nháy nút Filter By Selection
Lọc theo mẫu (Filter By Form)	Điều kiện phức tạp, nhiều trường	Nháy nút Filter By Form → nhập điều kiện vào từng trường theo mẫu → nháy nút Apply Filter

Muốn xem lại toàn bộ bản ghi thì nháy nút Remove Filter (cùng vị trí với Apply Filter).

3. Tìm kiếm đơn giản

Chức năng tìm kiếm và thay thế trong Access giống trong Word. Để mở hộp thoại Find and Replace, em có ba cách: chọn Edit → Find…, nháy nút Find (hình ống nhòm), hoặc nhấn Ctrl+F.

• Find What: gõ cụm từ cần tìm.
• Look In: chọn phạm vi tìm – trường hiện tại hoặc cả bảng.
• Match: chọn cách khớp:
  • Any Part of Field: cụm từ nằm ở phần bất kì của trường;
  • Whole Field: cụm từ trùng với toàn bộ nội dung ô;
  • Start of Field: cụm từ nằm ở đầu trường.
• Find Next: chuyển đến vị trí tiếp theo thoả điều kiện.
• Replace With (thẻ Replace): cụm từ sẽ thay thế cho cụm đã tìm thấy.

Mẹo nhớ ba kiểu Match: “Any” = bất kì, “Whole” = nguyên cả ô, “Start” = bắt đầu. Ví dụ tìm “An” trong cột Tên: Any Part sẽ ra cả “An”, “Khánh An”, “Bình An”; Whole Field chỉ ra đúng “An”; Start of Field ra “An”, “An Khang” nhưng không ra “Khánh An”.

4. In dữ liệu

Có thể in dữ liệu trực tiếp từ bảng. Access cho phép giới hạn các bản ghi cần in, xác định thứ tự in và chỉ in một số trường. Cách cài đặt trang in, chọn máy in tương tự như trong Word.

Phân biệt nhanh các thao tác dễ nhầm

Thao tác	Kết quả với dữ liệu	Phạm vi
Sắp xếp	Đổi thứ tự hiển thị, mọi bản ghi vẫn còn	Một bảng, theo một trường
Lọc	Ẩn bản ghi không thoả điều kiện	Một bảng
Tìm kiếm	Đưa con trỏ đến ô thoả điều kiện	Trường hiện tại hoặc cả bảng
Xoá bản ghi	Mất hẳn bản ghi	Bản ghi được chọn

Lỗi sai thường gặp

• Cho rằng lọc có thể lấy bản ghi từ nhiều bảng cùng lúc. Việc lấy dữ liệu từ nhiều bảng thuộc về truy vấn, học ở Bài 8.
• Nhầm “lọc” với “xoá”: lọc chỉ ẩn bản ghi, bỏ lọc là hiện lại.
• Đảo thứ tự khi lọc theo mẫu: phải bấm Filter By Form trước, nhập điều kiện, rồi mới Apply Filter.
• Quên chọn ô/cột trước khi sắp xếp, nên Access không biết sắp theo trường nào.

Các bài tiếp theo của chương: Bài 6: Biểu mẫu, Bài 7: Liên kết giữa các bảng, Bài 8: Truy vấn dữ liệu, Bài 9: Báo cáo và kết xuất báo cáo.

10 câu trắc nghiệm Tin học 12 Bài 5 có đáp án

Câu 1. Khẳng định nào sau đây là sai?

• A. Lọc là công cụ của hệ QT CSDL cho phép tìm ra những bản ghi thoả mãn một số điều kiện nào đó phục vụ tìm kiếm.
• B. Lọc tìm được các bản ghi trong nhiều bảng thoả mãn điều kiện lọc.
• C. Sử dụng lọc theo ô dữ liệu đang chọn để tìm nhanh các bản ghi có dữ liệu trùng với ô đang chọn.
• D. Sử dụng lọc theo mẫu để tìm các bản ghi thoả mãn các tiêu chí phức tạp.

Đáp án: B. Lọc chỉ áp dụng trong một bảng. A, C, D đều mô tả đúng chức năng của lọc. Lưu ý: nhiều tài liệu ghi nhầm đáp án là C, nhưng C là phát biểu đúng.

Câu 2. Cho các thao tác: (1) Nháy nút Filter By Selection; (2) Nháy nút Filter By Form; (3) Chọn ô có dữ liệu cần lọc. Trình tự để lọc theo ô dữ liệu đang chọn là:

• A. (3) → (1) → (2)
• B. (3) → (2) → (1)
• C. (3) → (1)
• D. (3) → (2)

Đáp án: C. Chỉ cần chọn ô rồi nháy nút lọc theo ô chọn; không cần nút lọc theo mẫu. A và B thừa một bước, D dùng sai nút.

Câu 3. Cho các thao tác: (1) Nháy nút Filter By Form; (2) Nháy nút Apply Filter; (3) Nhập điều kiện lọc vào từng trường theo mẫu. Trình tự để lọc theo mẫu là:

• A. (2) → (3) → (1)
• B. (3) → (2) → (1)
• C. (1) → (2) → (3)
• D. (1) → (3) → (2)

Đáp án: D. Phải mở mẫu lọc trước, nhập điều kiện, sau cùng mới áp dụng bộ lọc. Các phương án còn lại đảo thứ tự nên không thể thực hiện được.

Câu 4. Để lọc ra danh sách học sinh “Nam” trong lớp, ta thực hiện:

• A. Trên trường Giới tính, nháy nút Sort Ascending.
• B. Nháy nút Filter By Form, gõ “Nam” vào trường Giới tính, sau đó nháy Apply Filter.
• C. Trên trường Giới tính, nháy vào một ô có giá trị “Nam” rồi nháy nút Filter By Selection.
• D. Cả B và C đều đúng.

Đáp án: D. Cả hai cách lọc đều cho kết quả đúng. A sai vì sắp xếp chỉ đổi thứ tự, không loại bản ghi nào.

Câu 5. Để thêm một bản ghi mới vào bảng, ta có thể:

• A. Chọn Insert → New Record rồi gõ dữ liệu.
• B. Chọn Edit → Find rồi gõ dữ liệu.
• C. Nháy nút Sort Ascending rồi gõ dữ liệu.
• D. Nháy nút Apply Filter rồi gõ dữ liệu.

Đáp án: A. New Record là lệnh tạo bản ghi mới; Find để tìm, Sort để sắp xếp, Apply Filter để lọc.

Câu 6. Trong hộp thoại Find and Replace, muốn chỉ tìm những ô có nội dung trùng khít với cụm từ cần tìm, ở ô Match ta chọn:

• A. Any Part of Field
• B. Start of Field
• C. Whole Field
• D. Find Next

Đáp án: C. Whole Field = cụm từ là toàn bộ nội dung ô. Any Part là bất kì phần nào, Start là phần đầu; Find Next là nút chuyển sang kết quả kế tiếp chứ không phải kiểu khớp.

Câu 7. Tổ hợp phím nào mở nhanh hộp thoại tìm kiếm trong Access?

• A. Ctrl+S
• B. Ctrl+F
• C. Ctrl+P
• D. Ctrl+Z

Đáp án: B. Ctrl+F (Find). Ctrl+S là lưu, Ctrl+P là in, Ctrl+Z là hoàn tác.

Câu 8. Muốn tìm các tên bắt đầu bằng cụm “Nguyễn” trong trường Họ tên, ở ô Match nên chọn:

• A. Start of Field
• B. Whole Field
• C. Any Part of Field
• D. Replace With

Đáp án: A. Họ đứng đầu chuỗi nên dùng Start of Field. Whole Field chỉ ra ô có đúng chữ “Nguyễn”. Any Part sẽ lẫn cả những tên có chữ “Nguyễn” ở giữa.

Câu 9. Lệnh Replace khác lệnh Find ở điểm nào?

• A. Replace không tìm được cụm từ.
• B. Replace chỉ dùng cho trường kiểu số.
• C. Replace xoá cả bản ghi chứa cụm từ.
• D. Sau khi tìm thấy cụm từ, Replace thay nó bằng cụm từ trong ô Replace With.

Đáp án: D. Replace gồm bước tìm giống Find, rồi thêm bước thay thế. Nó không xoá bản ghi và không giới hạn kiểu dữ liệu như A, B, C nói.

Câu 10. Thao tác nào sau đây KHÔNG làm thay đổi dữ liệu lưu trong bảng?

• A. Xoá một bản ghi.
• B. Sửa giá trị trong một ô.
• C. Lọc các bản ghi theo điều kiện.
• D. Thêm bản ghi mới.

Đáp án: C. Lọc chỉ thay đổi cách hiển thị; dữ liệu vẫn còn nguyên. Xoá, sửa, thêm đều thay đổi dữ liệu.

Bảng đáp án nhanh

Câu	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Đáp án	B	C	D	D	A	C	B	A	D	C

Cách ôn nhanh trước khi kiểm tra

1. Thuộc ba chữ “thêm – sửa – xoá” và quy trình xoá: chọn → Delete → Yes.
2. Phân biệt rõ sắp xếp (đổi thứ tự) và lọc (ẩn bớt bản ghi).
3. Nhớ hai trình tự lọc: theo ô chọn gồm 2 bước, theo mẫu gồm 3 bước.
4. Nhớ ba kiểu Match bằng các từ “Any – Whole – Start”.

Thử tự đặt câu hỏi cho mình: “Muốn xem chỉ những học sinh có điểm Toán từ 8 trở lên thì dùng cách lọc nào?” Điều kiện là một khoảng giá trị nên dùng lọc theo mẫu, vì lọc theo ô đang chọn chỉ lấy các giá trị trùng với ô được chọn.

Câu hỏi thường gặp

Lọc và sắp xếp trong Access khác nhau thế nào?

Sắp xếp chỉ đổi thứ tự hiển thị các bản ghi theo một trường, mọi bản ghi vẫn hiện. Lọc ẩn đi những bản ghi không thoả điều kiện và chỉ hiển thị các bản ghi thoả điều kiện; bỏ lọc thì bản ghi hiện lại.

Lọc có lấy được bản ghi từ nhiều bảng không?

Không. Lọc chỉ áp dụng trong một bảng. Muốn lấy dữ liệu từ nhiều bảng phải dùng truy vấn (query), nội dung của Bài 8.

Khi nào dùng lọc theo mẫu thay vì lọc theo ô dữ liệu đang chọn?

Dùng lọc theo ô đang chọn khi chỉ cần tìm các bản ghi trùng một giá trị. Khi điều kiện phức tạp, gồm nhiều trường hoặc nhiều tiêu chí, dùng lọc theo mẫu.

Ba kiểu Match trong hộp thoại Find and Replace là gì?

Any Part of Field (cụm từ ở phần bất kì của trường), Whole Field (cụm từ là toàn bộ nội dung ô) và Start of Field (cụm từ nằm ở đầu trường).

Bài học liên quan

• Để nâng cao hiệu quả của việc bảo mật ta cần phải làm gì? Đáp án và giải thích
• Phát biểu nào về hệ QTCSDL quan hệ là đúng? Giải thích chi tiết
• Bảng điểm có các trường Một_tiết, Học_kỳ: cách lọc học sinh theo điều kiện
• Tên tiếng Anh của điện toán đám mây là gì? Cloud Computing nghĩa là gì
• Hơn 100 máy tính ở ba tầng liền nhau nối bằng cáp mạng là mạng gì?
• Để khởi động Access ta thực hiện như thế nào? Các cách mở Access