Trả lời nhanh
Trong Access, muốn tạo biểu mẫu (Form) theo cách dùng thuật sĩ, ta chọn lệnh Create form by using wizard (ở các bản Access mới là Form Wizard). Thuật sĩ sẽ dẫn em qua từng bước: chọn bảng hoặc truy vấn nguồn, chọn các trường, chọn bố cục, chọn kiểu nền rồi đặt tên cho biểu mẫu. Cách này nhanh, ít phải chỉnh bằng tay. Còn muốn tự thiết kế thì chọn Create form in Design view.
Biểu mẫu trong Access dùng để làm gì?
Biểu mẫu (Form) là giao diện giúp nhập, xem và sửa dữ liệu của bảng một cách thuận tiện hơn so với bảng dữ liệu dạng lưới. Trên một biểu mẫu, em có thể thấy mỗi bản ghi trọn vẹn trên màn hình, có nút chuyển bản ghi, ô chọn và hộp văn bản rõ ràng, nên người dùng ít nhập sai.
Hai cách tạo biểu mẫu thường gặp
| Cách tạo | Lệnh trong Access | Đặc điểm |
|---|---|---|
| Dùng thuật sĩ | Create form by using wizard (Form Wizard) | Làm theo hướng dẫn từng bước, nhanh, dễ dùng cho người mới |
| Tự thiết kế | Create form in Design view | Tự đặt từng ô điều khiển, linh hoạt nhưng mất nhiều thời gian hơn |
Trong chương trình Tin học 12 theo giao diện Access cũ, em chọn đối tượng Forms ở bảng chọn đối tượng rồi nháy đúp vào lệnh tương ứng. Ở Access đời mới, các lệnh này nằm ở thẻ Create, nhóm Forms (mục More Forms chứa Form Wizard).
Các bước tạo biểu mẫu bằng thuật sĩ
- Mở lệnh. Chọn đối tượng Forms, nháy đúp Create form by using wizard (hoặc Create, More Forms, Form Wizard).
- Chọn nguồn dữ liệu. Trong ô Tables/Queries chọn bảng hoặc truy vấn cần làm biểu mẫu.
- Chọn trường. Dùng các nút mũi tên để chuyển trường từ ô Available Fields sang Selected Fields. Nút >> chuyển tất cả các trường.
- Nhấn Next và chọn bố cục: Columnar (dạng cột), Tabular (dạng bảng), Datasheet hoặc Justified.
- Chọn kiểu nền (Style) cho biểu mẫu, rồi nhấn Next.
- Đặt tên cho biểu mẫu và nhấn Finish để hoàn tất. Em có thể chọn mở biểu mẫu để nhập dữ liệu hoặc chỉnh sửa thiết kế.
Vì sao chọn thuật sĩ khi mới học?
Thuật sĩ tự thêm các hộp văn bản, nhãn và căn chỉnh sẵn theo bố cục em chọn. Em không phải kéo thả từng ô nên giảm nguy cơ lệch, sai tên trường. Sau khi tạo xong, nếu cần chỉnh nhỏ như đổi nhãn, đổi màu, em vẫn có thể mở biểu mẫu ở chế độ thiết kế (Design view) để sửa.
Phân biệt các lệnh dễ nhầm
- Create form in Design view: tự thiết kế biểu mẫu từ trang trống, không có thuật sĩ.
- Create form by using wizard: dùng thuật sĩ. Đây là lệnh đúng với câu hỏi.
- Design view / Form view: là các chế độ hiển thị của một biểu mẫu đã có, không phải cách tạo biểu mẫu mới.
Lỗi sai thường gặp
- Chọn Design view vì nghĩ “thiết kế” thì dễ hơn. Cách này không dùng thuật sĩ.
- Quên chọn bảng nguồn trước khi chuyển trường nên danh sách trường rỗng.
- Nhầm giữa tạo biểu mẫu và tạo báo cáo: báo cáo (Report) dùng để in dữ liệu, còn biểu mẫu dùng để nhập và xem dữ liệu.
Luyện tập
Câu 1. Để biểu mẫu hiển thị mỗi bản ghi thành một cột các trường dọc theo màn hình, em chọn bố cục nào ở bước 4?
Đáp án: Columnar.
Câu 2. Sau khi tạo biểu mẫu bằng thuật sĩ, muốn đổi tên nhãn một trường, em làm gì?
Đáp án: Mở biểu mẫu ở chế độ Design view và sửa nhãn tương ứng.
Câu 3. Nêu hai lợi ích của việc dùng thuật sĩ để tạo biểu mẫu.
Đáp án: Làm nhanh theo từng bước hướng dẫn và các ô được căn chỉnh sẵn, ít sai sót.
Câu hỏi thường gặp
Trong Access, muốn tạo biểu mẫu theo cách dùng thuật sĩ ta chọn gì?
Chọn Create form by using wizard (trong bản mới là Form Wizard).
Muốn tự thiết kế biểu mẫu trong Access thì chọn lệnh nào?
Chọn Create form in Design view để tự thiết kế biểu mẫu từ trang trống.
Thuật sĩ tạo biểu mẫu gồm những bước chính nào?
Chọn bảng hoặc truy vấn, chọn trường, chọn bố cục, chọn kiểu nền, đặt tên rồi nhấn Finish.
Biểu mẫu khác báo cáo trong Access như thế nào?
Biểu mẫu dùng để nhập, xem và sửa dữ liệu; báo cáo dùng để tổng hợp và in dữ liệu.