Trả lời nhanh
Trong Access, báo cáo (Report) thường được dùng để: (1) thể hiện sự so sánh và tổng hợp thông tin từ các nhóm dữ liệu và (2) trình bày nội dung theo mẫu quy định, sau đó in ra. Nếu gặp câu trắc nghiệm hỏi “Báo cáo thường được sử dụng để…” có phương án “Cả A và B đều đúng” gộp hai ý trên thì đó là đáp án đúng.
1. Báo cáo là gì? Báo cáo thường được sử dụng để làm gì?
Trong hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access, báo cáo là đối tượng phù hợp nhất khi cần tổng hợp, trình bày và in dữ liệu theo một khuôn dạng cho trước. Nói cách khác, bảng dùng để lưu, mẫu hỏi dùng để tìm kiếm và tính toán, còn báo cáo là “bản in đẹp” của kết quả.
Báo cáo thường được sử dụng để:
- Thể hiện sự so sánh và tổng hợp thông tin từ các nhóm dữ liệu. Ví dụ: tổng số học sinh, điểm trung bình môn Toán của từng lớp.
- Trình bày nội dung theo mẫu quy định. Ví dụ: danh sách thi có tiêu đề, số trang, ngày in, đúng mẫu nhà trường yêu cầu.
Dữ liệu của báo cáo được lấy từ bảng hoặc mẫu hỏi. Vì vậy khi dữ liệu nguồn thay đổi, mở lại báo cáo sẽ thấy kết quả được cập nhật, không cần làm lại từ đầu. Đây cũng là lý do báo cáo được lưu lại để dùng nhiều lần.
2. Phân biệt báo cáo với bảng, mẫu hỏi, biểu mẫu
Phần lớn câu trắc nghiệm của bài này đều xoay quanh việc “chọn đúng đối tượng”. Bảng dưới đây giúp em phân biệt nhanh:
| Đối tượng | Chức năng chính | Dấu hiệu nhận biết trong đề |
|---|---|---|
| Bảng (Table) | Lưu trữ dữ liệu gốc | “lưu trữ”, “tạo cấu trúc”, “khoá chính” |
| Mẫu hỏi (Query) | Tìm kiếm, lọc, sắp xếp, tính toán, kết nối nhiều bảng | “lọc bản ghi thoả điều kiện”, “tìm kiếm” |
| Biểu mẫu (Form) | Giao diện nhập, sửa, xem từng bản ghi | “nhập dữ liệu thuận tiện”, “giao diện” |
| Báo cáo (Report) | Tổng hợp, gộp nhóm, trình bày và in theo mẫu | “in ấn”, “theo mẫu”, “tổng hợp theo nhóm” |
Mẹo nhớ: “Bảng cất – Mẫu hỏi tìm – Biểu mẫu nhập – Báo cáo in“.
3. Ba câu hỏi cần trả lời trước khi tạo báo cáo
Trước khi bắt tay tạo báo cáo, em cần xác định rõ:
- Báo cáo được tạo ra để kết xuất thông tin gì? (ví dụ: điểm trung bình theo tổ).
- Dữ liệu từ những bảng, mẫu hỏi nào sẽ được đưa vào báo cáo?
- Dữ liệu sẽ được nhóm như thế nào? (nhóm theo lớp, theo tổ, theo giới tính…).
Lưu ý: “hình thức báo cáo” hay “tạo bằng cách nào” không nằm trong ba câu hỏi này. Đây là bẫy hay gặp trong đề trắc nghiệm.
4. Các cách tạo báo cáo
Để làm việc với báo cáo, trong cửa sổ cơ sở dữ liệu (Access 2003) ta chọn đối tượng Reports; ở các phiên bản Access mới hơn, các lệnh nằm trong thẻ Create (nhóm Reports). Có hai cách phối hợp:
- Dùng thuật sĩ (Wizard) để tạo nhanh báo cáo.
- Chỉnh sửa trong chế độ thiết kế (Design View) để báo cáo cân đối, đẹp và hiển thị đúng tiếng Việt.
Thực tế thường kết hợp: dùng thuật sĩ tạo khung trước, sau đó vào chế độ thiết kế để sửa lại. Lý do là báo cáo do thuật sĩ tạo ra nói chung chưa đạt yêu cầu về hình thức (tiêu đề tiếng Anh, cột bị lệch, phông chữ không phù hợp).
5. Các bước dùng thuật sĩ tạo báo cáo
Ví dụ minh hoạ: từ bảng HOCSINH (gồm Hoten, GT, To, Toan, Van), cần in báo cáo nhóm theo Tổ, có điểm trung bình Toán và Văn của từng tổ.
- Mở thuật sĩ: chọn Reports → nháy đúp Create report by using wizard (bản mới: Create → Report Wizard).
- Chọn nguồn và trường: trong hộp Tables/Queries chọn bảng HOCSINH, đưa các trường Hoten, GT, To, Toan, Van sang ô bên phải, nháy Next.
- Chọn trường gộp nhóm: chọn trường To rồi nháy nút mũi tên “>” để nhóm theo tổ, nháy Next.
- Sắp xếp và tổng hợp: chọn trường sắp xếp (ví dụ Hoten tăng dần). Nháy Summary Options, đánh dấu Avg cho Toan và Van để tính trung bình cộng (có thể chọn Sum, Min, Max). Nháy OK rồi Next.
- Chọn cách bố trí (Layout) và hướng giấy, nháy Next.
- Chọn kiểu trình bày (Style), nháy Next.
- Đặt tên báo cáo, chọn xem báo cáo hoặc sửa thiết kế, nháy Finish.
6. Chỉnh sửa báo cáo trong chế độ thiết kế
Muốn sửa báo cáo, chọn báo cáo rồi nháy nút Design (chế độ thiết kế). Báo cáo trong chế độ thiết kế chia thành các vùng:
- Report Header / Report Footer: đầu và cuối toàn báo cáo (tiêu đề chung, tổng kết cuối).
- Page Header / Page Footer: đầu và cuối mỗi trang (tên cột, số trang, ngày in).
- Group Header / Group Footer: đầu và cuối mỗi nhóm (tên tổ, trung bình của tổ).
- Detail: phần dữ liệu chi tiết của từng bản ghi.
Trong chế độ thiết kế có thể: sửa tiêu đề sang tiếng Việt, định dạng phông, cỡ chữ; thay đổi kích thước, vị trí các ô; thêm hình ảnh cho sinh động. Khi muốn xem kết quả, nháy nút Print Preview (xem trước khi in). Báo cáo được lưu lại để dùng nhiều lần.
7. Lỗi sai thường gặp
- Nghĩ báo cáo dùng để nhập dữ liệu – sai, đó là việc của biểu mẫu.
- Nghĩ báo cáo dùng để lọc bản ghi theo điều kiện – theo SGK, việc lọc là của mẫu hỏi; muốn báo cáo chỉ gồm một số bản ghi, hãy tạo mẫu hỏi trước rồi lấy mẫu hỏi làm nguồn.
- Cho rằng báo cáo tạo bằng thuật sĩ đã hoàn chỉnh – sai, thường phải chỉnh sửa thêm.
- Quên bước Summary Options nên báo cáo không có dòng tổng hợp.
8. 10 câu trắc nghiệm Tin học 12 Bài 9 có giải thích
Câu 1: Bảng HOCSINH gồm các trường MAHS, HOTEN, DIEM, LOP. Muốn hiển thị thông tin điểm cao nhất của mỗi lớp để sử dụng lâu dài, trong Access ta dùng đối tượng nào?
A. Reports B. Queries C. Forms D. Tables
Đáp án: A. Yêu cầu là tổng hợp theo nhóm (mỗi lớp), lấy giá trị lớn nhất (Max trong Summary Options) và lưu để trình bày lâu dài – đúng chức năng báo cáo. Forms dùng để nhập/xem từng bản ghi; Tables chỉ lưu dữ liệu gốc; Queries có thể tính Max nhưng mục đích trình bày theo nhóm, dùng lâu dài là của báo cáo.
Câu 2: Khi muốn sửa đổi thiết kế báo cáo, ta chọn báo cáo rồi nháy nút nào?
Đáp án: nút Design (chế độ thiết kế). Nút Open/Preview chỉ để xem, nút New để tạo mới.
Câu 3: Khi báo cáo đang ở chế độ thiết kế, nháy nút nào để xem kết quả?
Đáp án: nút Print Preview (xem trước khi in). Đây là chế độ hiển thị báo cáo đúng như khi in ra giấy.
Câu 4: Chọn phát biểu sai:
A. Có thể định dạng kiểu chữ, cỡ chữ cho tiêu đề và dữ liệu trong báo cáo
B. Lưu báo cáo để sử dụng nhiều lần
C. Báo cáo tạo bằng thuật sĩ đạt yêu cầu về hình thức
D. Có thể chèn hình ảnh cho báo cáo thêm sinh động
Đáp án: C. Báo cáo do thuật sĩ tạo nói chung chưa đẹp, chưa hiển thị đúng tiếng Việt nên cần sửa trong chế độ thiết kế. A, B, D đều là việc làm được.
Câu 5: Với báo cáo, ta không thể làm việc nào?
A. Chọn trường đưa vào báo cáo
B. Lọc những bản ghi thoả mãn một điều kiện nào đó
C. Gộp nhóm dữ liệu
D. Bố trí báo cáo và chọn kiểu trình bày
Đáp án: B. A, C, D đều là các bước trong thuật sĩ. Lọc bản ghi theo điều kiện là chức năng của mẫu hỏi.
Câu 6: Khi cần in dữ liệu theo một mẫu cho trước, cần dùng đối tượng:
A. Báo cáo B. Bảng C. Mẫu hỏi D. Biểu mẫu
Đáp án: A. “In theo mẫu” là dấu hiệu nhận biết của báo cáo.
Câu 7: Báo cáo thường được sử dụng để:
A. Thể hiện sự so sánh và tổng hợp thông tin từ các nhóm dữ liệu
B. Trình bày nội dung văn bản theo mẫu quy định
C. A và B đều đúng
D. A và B đều sai
Đáp án: C. Cả hai ý A và B đều là công dụng chính của báo cáo, nên chọn C.
Câu 8: Để tạo một báo cáo, cần trả lời các câu hỏi nào?
A. Kết xuất thông tin gì? Dữ liệu từ bảng, mẫu hỏi nào? Dữ liệu nhóm như thế nào?
B. Như A và thêm: Tạo báo cáo bằng cách nào?
C. Như A và thêm: Hình thức báo cáo như thế nào?
D. Kết xuất thông tin gì? Dữ liệu từ bảng, mẫu hỏi nào?
Đáp án: A. Đúng ba câu hỏi, không thừa (B, C) cũng không thiếu (D).
Câu 9: Để làm việc với báo cáo, chọn đối tượng nào trong bảng chọn đối tượng?
A. Tables B. Forms C. Queries D. Reports
Đáp án: D. Reports là nhóm đối tượng báo cáo; ba nhóm còn lại lần lượt là bảng, biểu mẫu, mẫu hỏi.
Câu 10: Trong thuật sĩ tạo báo cáo, muốn tính điểm trung bình cho từng nhóm, ta dùng nút nào và chọn hàm gì?
A. Grouping Options – Sum
B. Summary Options – Avg
C. Summary Options – Max
D. Layout – Avg
Đáp án: B. Summary Options chứa các hàm tổng hợp Sum, Avg, Min, Max; trung bình cộng là Avg. Grouping Options dùng chỉnh khoảng gộp nhóm, Layout dùng chọn cách bố trí.
9. Bài luyện tập tự kiểm tra
Bài 1. Thư viện có bảng MUONSACH (MaThe, TenSach, NgayMuon, Lop). Cô thủ thư muốn in danh sách sách đã mượn, nhóm theo lớp, cuối mỗi lớp có tổng số lượt mượn. Nên dùng đối tượng nào? Trường nào là trường gộp nhóm?
Đáp án: Dùng báo cáo; trường gộp nhóm là Lop; dòng tổng hợp đặt ở Group Footer.
Bài 2. Muốn báo cáo chỉ gồm học sinh có điểm Toán từ 8 trở lên thì làm thế nào?
Đáp án: Tạo mẫu hỏi lọc điều kiện Toan >= 8, sau đó dùng mẫu hỏi này làm nguồn dữ liệu cho báo cáo.
Bài 3. Tiêu đề cột trong báo cáo hiện “Hoten” thay vì “Họ và tên”. Em sửa ở đâu?
Đáp án: Mở báo cáo ở chế độ Design, sửa nhãn trong vùng Page Header, rồi xem lại bằng Print Preview.
Câu hỏi thường gặp
Báo cáo thường được sử dụng để làm gì?
Báo cáo dùng để thể hiện sự so sánh, tổng hợp thông tin từ các nhóm dữ liệu và trình bày nội dung theo mẫu quy định để in ra. Trong trắc nghiệm, phương án gộp cả hai ý này là đáp án đúng.
Trước khi tạo báo cáo cần trả lời những câu hỏi nào?
Có ba câu: báo cáo kết xuất thông tin gì; dữ liệu lấy từ những bảng, mẫu hỏi nào; dữ liệu được nhóm như thế nào.
Báo cáo có lọc được bản ghi theo điều kiện không?
Theo SGK Tin học 12, việc lọc bản ghi theo điều kiện là chức năng của mẫu hỏi. Muốn báo cáo chỉ gồm một số bản ghi, ta tạo mẫu hỏi lọc trước rồi lấy mẫu hỏi đó làm nguồn cho báo cáo.
Vì sao phải chỉnh sửa báo cáo sau khi tạo bằng thuật sĩ?
Báo cáo do thuật sĩ tạo thường chưa đẹp: tiêu đề tiếng Anh, cột lệch, phông chữ chưa phù hợp. Vì vậy cần vào chế độ thiết kế để sửa cho cân đối và hiển thị đúng tiếng Việt.