Trả lời nhanh
Trong câu hỏi thường gặp với bốn đối tượng của Access gồm Bảng (Table), Mẫu hỏi (Query), Biểu mẫu (Form), Báo cáo (Report), đáp án đúng là Báo cáo (Report). Báo cáo chỉ dùng để trình bày, tổng hợp và in dữ liệu theo bố cục đã thiết kế, người dùng không thể gõ hay sửa dữ liệu trực tiếp trên đó.
Đề bài thường gặp
Câu hỏi: Đối tượng nào sau đây không thể cập nhật dữ liệu?
- A. Bảng (Table)
- B. Mẫu hỏi (Query)
- C. Biểu mẫu (Form)
- D. Báo cáo (Report)
Đáp án: D.
Giải thích vì sao chọn Báo cáo (Report)
Cập nhật dữ liệu nghĩa là thêm bản ghi mới, sửa giá trị trong bản ghi hiện có hoặc xoá bản ghi. Muốn làm được, đối tượng phải cho phép người dùng nhập và lưu giá trị trở lại vào bảng.
Báo cáo được tạo ra với mục đích khác: lấy dữ liệu từ bảng hoặc mẫu hỏi, sắp xếp, nhóm, tính tổng rồi trình bày đẹp để xem hoặc in ra giấy. Giao diện của báo cáo không có ô nhập liệu cho người dùng, nên mọi thay đổi phải thực hiện ở bảng, form hoặc query rồi báo cáo tự lấy dữ liệu mới.
Loại trừ từng phương án
| Phương án | Có cập nhật được dữ liệu không? | Lý do |
|---|---|---|
| A. Bảng (Table) | Có | Bảng là nơi lưu dữ liệu. Ở chế độ trang dữ liệu (Datasheet View) ta nhập, sửa, xoá bản ghi trực tiếp. |
| B. Mẫu hỏi (Query) | Có (trong nhiều trường hợp) | Mẫu hỏi dạng chọn hiển thị kết quả ở dạng bảng; sửa giá trị ở đó sẽ sửa luôn dữ liệu trong bảng gốc. Ngoài ra còn có mẫu hỏi hành động (cập nhật, thêm, xoá). |
| C. Biểu mẫu (Form) | Có | Form là giao diện thân thiện để nhập và sửa dữ liệu, mỗi lần hiện từng bản ghi. |
| D. Báo cáo (Report) | Không | Chỉ để xem, tổng hợp, in ấn. |
Nhắc lại chức năng bốn đối tượng chính trong Access
- Bảng: lưu trữ dữ liệu, là thành phần cơ sở của CSDL.
- Mẫu hỏi: sắp xếp, lọc, tìm kiếm, kết xuất dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng theo điều kiện.
- Biểu mẫu: nhập, sửa, xem dữ liệu thuận tiện; có thể gắn nút lệnh để điều khiển.
- Báo cáo: trình bày dữ liệu đã chọn theo khuôn dạng mong muốn để in ra.
Mẹo nhớ nhanh
Hãy nhớ câu: “Bảng lưu – Form nhập – Query hỏi – Report in.” Chỉ có “in” là hoạt động đầu ra, không nhập liệu. Khi gặp câu hỏi về “đối tượng không thể cập nhật dữ liệu”, hãy nghĩ ngay đến báo cáo.
Lỗi sai thường gặp
- Chọn Query vì nghĩ “hỏi đáp thì không sửa được”: thực tế mẫu hỏi chọn vẫn cho sửa dữ liệu của bảng nền, còn mẫu hỏi hành động còn trực tiếp thay đổi dữ liệu.
- Nhầm “xem dữ liệu” với “cập nhật dữ liệu”: Form vừa xem vừa sửa được, Report chỉ xem.
- Cho rằng sửa Report là sửa dữ liệu: ở chế độ thiết kế ta chỉ sửa bố cục, tiêu đề, định dạng của báo cáo, không phải dữ liệu.
Bài luyện tập
- Câu 1. Để in danh sách học sinh có điểm trung bình trên 8,0 thành các trang đã định dạng sẵn, em nên dùng đối tượng nào?
Đáp án: Báo cáo (Report), có thể lấy nguồn từ mẫu hỏi lọc điểm trên 8,0. - Câu 2. Bạn Lan muốn sửa số điện thoại của một học sinh nhưng thấy trong báo cáo không gõ được. Bạn nên làm gì?
Đáp án: Mở bảng (hoặc form) chứa dữ liệu đó để sửa; sau đó mở lại báo cáo sẽ thấy dữ liệu mới. - Câu 3. Đối tượng nào trong Access vừa dùng để nhập dữ liệu, vừa hiển thị từng bản ghi theo giao diện thân thiện?
Đáp án: Biểu mẫu (Form).
Kết luận
Trong Access, Bảng, Mẫu hỏi và Biểu mẫu đều có thể tham gia cập nhật dữ liệu, còn Báo cáo chỉ phục vụ việc trình bày và in. Vì vậy đáp án cho câu hỏi này là D. Báo cáo (Report).
Câu hỏi thường gặp
Đối tượng nào sau đây không thể cập nhật dữ liệu trong Access?
Báo cáo (Report). Đây là đối tượng chỉ dùng để xem, tổng hợp và in dữ liệu, không có chức năng nhập hay sửa dữ liệu.
Mẫu hỏi (Query) có cập nhật được dữ liệu không?
Có trong nhiều trường hợp. Mẫu hỏi chọn cho phép sửa giá trị hiển thị và thay đổi được bảng gốc; mẫu hỏi hành động như Update, Append, Delete thay đổi dữ liệu trực tiếp.
Biểu mẫu (Form) khác báo cáo (Report) ở điểm nào?
Form dùng để nhập, sửa, xem dữ liệu trên màn hình; Report dùng để trình bày dữ liệu theo khuôn dạng và in ra, không cho phép sửa dữ liệu.
Muốn thay đổi dữ liệu hiển thị trong báo cáo thì làm thế nào?
Sửa dữ liệu ở bảng, form hoặc mẫu hỏi nguồn. Khi mở lại báo cáo, dữ liệu mới sẽ được cập nhật tự động.