Trả lời nhanh
Hàm trong bảng tính được nhập bắt đầu bằng dấu bằng (=), sau đó là tên hàm, rồi cặp dấu ngoặc đơn chứa các đối số (địa chỉ ô, khối ô, số hoặc hàm khác), các đối số cách nhau bằng dấu phẩy hoặc chấm phẩy. Nhấn Enter để nhận kết quả. Dấu = báo cho phần mềm biết đây là công thức cần tính, không phải văn bản thường.
Cú pháp tổng quát của một hàm
Dù là hàm nào, cách viết cũng theo một khuôn chung:
=TÊN_HÀM(đối số 1, đối số 2, …)
- Dấu =: bắt buộc phải có ở đầu. Thiếu dấu này, ô chỉ hiển thị đúng dòng chữ bạn gõ.
- Tên hàm: viết bằng chữ cái, không phân biệt chữ hoa hay chữ thường (gõ sum hay SUM đều được).
- Cặp dấu ngoặc đơn: luôn có, kể cả khi hàm không có đối số.
- Đối số: dữ liệu để hàm tính. Có thể là số, địa chỉ ô (B2), khối ô (B2:B6) hoặc một hàm khác.
- Dấu ngăn cách đối số: thường là dấu phẩy (,) hoặc dấu chấm phẩy (;) tuỳ cài đặt của máy.
Ba cách nhập hàm vào ô tính
Cách 1: Gõ trực tiếp
- Chọn ô cần hiển thị kết quả.
- Gõ dấu =, rồi gõ tên hàm và dấu mở ngoặc, ví dụ
=SUM(. - Gõ đối số, hoặc dùng chuột kéo chọn khối ô cần tính.
- Gõ dấu đóng ngoặc rồi nhấn Enter.
Cách 2: Chọn tên hàm trong danh sách gợi ý
Khi gõ dấu = và vài chữ cái đầu, phần mềm hiện danh sách các hàm có tên bắt đầu giống vậy. Bạn chọn hàm cần dùng, nhấn phím Tab (hoặc nháy đúp) để điền tên hàm và dấu mở ngoặc. Cách này giúp tránh gõ sai tên hàm.
Cách 3: Dùng lệnh chèn hàm
Chọn ô, mở thẻ Formulas (Công thức) rồi chọn Insert Function hoặc nháy vào biểu tượng fx cạnh thanh công thức. Chọn hàm trong hộp thoại, rồi điền đối số vào các ô trống. Cách này hợp khi em chưa nhớ cú pháp.
Ví dụ minh hoạ (tự đặt)
Giả sử khối ô B2:B6 chứa điểm 5 bài kiểm tra: 7, 8, 9, 6, 10.
| Công thức nhập | Ý nghĩa | Kết quả |
|---|---|---|
| =SUM(B2:B6) | Tính tổng | 40 |
| =AVERAGE(B2:B6) | Tính trung bình cộng | 8 |
| =MAX(B2:B6) | Tìm giá trị lớn nhất | 10 |
| =MIN(B2:B6) | Tìm giá trị nhỏ nhất | 6 |
| =COUNT(B2:B6) | Đếm số ô chứa số | 5 |
Khi đối số là khối ô, ta viết địa chỉ ô đầu và ô cuối, ngăn cách bằng dấu hai chấm. Nếu có nhiều đối số, ví dụ =SUM(B2:B6, 5), kết quả là 40 + 5 = 45.
Vì sao phải có dấu = và dấu ngoặc?
- Dấu = giúp phần mềm phân biệt công thức với dữ liệu thông thường. Gõ
SUM(B2:B6)không có dấu =, ô sẽ hiện nguyên chuỗi chữ này. - Dấu ngoặc giúp phần mềm biết đâu là phần tên hàm, đâu là phần dữ liệu đưa vào tính.
- Địa chỉ ô thay vì số cụ thể giúp kết quả tự cập nhật khi dữ liệu trong ô thay đổi.
Lỗi thường gặp khi nhập hàm
| Cách nhập sai | Vì sao sai | Sửa lại |
|---|---|---|
| SUM(B2:B6) | Thiếu dấu = | =SUM(B2:B6) |
| =SUM B2:B6 | Thiếu cặp ngoặc đơn | =SUM(B2:B6) |
| =SUM(B2:B6 | Thiếu dấu đóng ngoặc | =SUM(B2:B6) |
| =SUMM(B2:B6) | Sai tên hàm, báo lỗi #NAME? | =SUM(B2:B6) |
| =SUM(B2 B6) | Thiếu dấu ngăn cách hoặc dấu hai chấm | =SUM(B2:B6) |
Mẹo nhớ: “Bằng – Tên – Ngoặc – Đối số – Enter”. Nhớ thứ tự này là em nhập được hầu hết các hàm cơ bản.
Bài luyện tập
- Khối ô C2:C5 chứa các số 4, 6, 10, 8. Viết công thức tính trung bình cộng và cho biết kết quả.
- Em nhập
=MAX(C2:C5, 12). Kết quả là bao nhiêu? - Sửa lỗi công thức
AVERAGE(C2:C5.
Đáp án:
=AVERAGE(C2:C5); tổng 4 + 6 + 10 + 8 = 28, chia cho 4 được 7.- 12, vì trong các giá trị 4, 6, 10, 8 và 12 thì 12 lớn nhất.
- Thiếu dấu = và dấu đóng ngoặc, sửa thành
=AVERAGE(C2:C5).
Lưu ý: tên hàm và cách ngăn cách đối số có thể khác đôi chút giữa các phần mềm bảng tính hoặc phiên bản ngôn ngữ, nhưng quy tắc bắt đầu bằng dấu = thì giống nhau.
Câu hỏi thường gặp
Hàm trong bảng tính luôn bắt đầu bằng ký tự nào?
Luôn bắt đầu bằng dấu bằng (=). Dấu này cho phần mềm biết nội dung ô là công thức hoặc hàm cần tính toán.
Đối số của hàm ngăn cách bằng dấu phẩy hay dấu chấm phẩy?
Tuỳ cài đặt khu vực của máy tính: có máy dùng dấu phẩy (,), có máy dùng dấu chấm phẩy (;). Khi nhập, em nên làm theo dấu mà phần mềm gợi ý.
Gõ tên hàm bằng chữ thường có được không?
Được. Tên hàm không phân biệt chữ hoa, chữ thường, phần mềm sẽ tự chuyển thành chữ hoa khi nhận công thức đúng.
Vì sao ô hiện #NAME? sau khi nhập hàm?
Thường do gõ sai tên hàm hoặc thiếu dấu ngoặc kép với văn bản. Em kiểm tra lại chính tả tên hàm, rồi nhập lại hoặc chọn hàm trong danh sách gợi ý.