Trả lời nhanh
Phần mềm bảng tính là phần mềm ứng dụng có chức năng chính là trình bày dữ liệu dưới dạng bảng và thực hiện tính toán, xử lý dữ liệu đó: dùng công thức, hàm để tính tự động, sắp xếp, lọc dữ liệu và tạo biểu đồ trực quan. Khi dữ liệu gốc thay đổi, kết quả tính toán được cập nhật theo ngay, không cần tính lại bằng tay.
Phần mềm bảng tính là gì?
Phần mềm bảng tính là phần mềm ứng dụng cho phép em nhập dữ liệu vào các ô nằm trên hàng và cột, rồi tính toán, phân tích dữ liệu ngay trên bảng đó. Các phần mềm quen thuộc là Microsoft Excel, Google Sheets, LibreOffice Calc.
Điểm mạnh nhất của phần mềm này không nằm ở việc kẻ bảng cho đẹp, mà ở khả năng tự tính. Em chỉ cần viết công thức một lần, phần mềm sẽ lo phần còn lại.
Các chức năng chính của phần mềm bảng tính
- Nhập và trình bày dữ liệu dạng bảng: dữ liệu số, chữ, ngày tháng được đặt trong các ô, dễ đọc, dễ so sánh; có thể định dạng màu, cỡ chữ, đường viền.
- Tính toán bằng công thức và hàm: cộng, trừ, nhân, chia hoặc dùng các hàm có sẵn như SUM (tính tổng), AVERAGE (trung bình), MAX, MIN, COUNT.
- Sắp xếp và lọc dữ liệu: xếp điểm từ cao xuống thấp, chỉ hiển thị các bạn đạt từ 8 điểm trở lên.
- Tạo biểu đồ: chuyển số liệu thành biểu đồ cột, đường, tròn để nhìn xu hướng nhanh hơn.
- Tự cập nhật kết quả: đổi một số liệu, mọi ô có công thức liên quan đều tính lại.
Ví dụ minh hoạ
Giả sử (ví dụ tự đặt) bạn Lan ghi điểm bốn bài kiểm tra vào các ô B2, B3, B4, B5 lần lượt là 7; 8; 9; 6.
- Ở ô B6 gõ
=SUM(B2:B5)→ kết quả 7 + 8 + 9 + 6 = 30. - Ở ô B7 gõ
=AVERAGE(B2:B5)→ kết quả 30 : 4 = 7,5. - Nếu sửa B2 từ 7 thành 9, tổng tự đổi thành 32 và điểm trung bình tự đổi thành 8, em không phải làm gì thêm.
Đó chính là lý do người ta dùng bảng tính để làm sổ điểm, bảng thu chi, bảng thống kê.
Phân biệt với các phần mềm ứng dụng khác
Nếu đề bài cho nhiều phương án, em loại trừ theo chức năng chính của từng loại phần mềm:
| Loại phần mềm | Chức năng chính | Ví dụ |
|---|---|---|
| Soạn thảo văn bản | Tạo, chỉnh sửa, định dạng văn bản | Word |
| Trình chiếu | Tạo bài thuyết trình gồm các trang chiếu | PowerPoint |
| Bảng tính | Xử lý, tính toán dữ liệu dạng bảng | Excel, Google Sheets |
| Xử lý ảnh, đồ hoạ | Chỉnh sửa, vẽ hình ảnh | Paint, Photoshop |
Vì vậy, nếu một phương án nói “soạn thảo văn bản”, “tạo bài trình chiếu” hay “chỉnh sửa ảnh” thì đó không phải chức năng chính của bảng tính. Phương án chứa các từ khoá “tính toán”, “xử lý dữ liệu”, “dạng bảng” mới là đáp án đúng.
Lỗi sai thường gặp
- Nghĩ bảng tính chỉ để kẻ bảng. Word cũng kẻ được bảng, nhưng không có khả năng tính toán và phân tích dữ liệu mạnh như bảng tính.
- Tính tay rồi gõ kết quả vào ô. Làm vậy mất lợi thế tự cập nhật; nên dùng công thức bắt đầu bằng dấu
=. - Quên dấu “=” đầu công thức nên phần mềm hiểu đó là chữ, không tính.
Mẹo nhớ: bảng tính = “bảng” để chứa dữ liệu + “tính” để xử lý dữ liệu.
Bài luyện tập
- Phần mềm nào dưới đây là phần mềm bảng tính: Word, Excel, PowerPoint, Paint?
Đáp án: Excel. - Các ô C2, C3, C4 chứa 5; 10; 15. Công thức
=SUM(C2:C4)cho kết quả bao nhiêu?
Đáp án: 5 + 10 + 15 = 30. - Kể tên hai lợi ích của việc dùng công thức thay vì tự tính rồi nhập số.
Gợi ý: kết quả tự cập nhật khi dữ liệu thay đổi; giảm sai sót và tiết kiệm thời gian khi dữ liệu nhiều.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm bảng tính có chức năng chính là gì?
Chức năng chính là trình bày dữ liệu dạng bảng và tính toán, xử lý dữ liệu bằng công thức, hàm; ngoài ra còn sắp xếp, lọc dữ liệu và tạo biểu đồ.
Kể tên một số phần mềm bảng tính phổ biến?
Microsoft Excel, Google Sheets và LibreOffice Calc là các phần mềm bảng tính được dùng nhiều.
Phần mềm bảng tính khác phần mềm soạn thảo văn bản ở điểm nào?
Phần mềm soạn thảo tập trung vào soạn và định dạng văn bản; phần mềm bảng tính tập trung vào tính toán, phân tích dữ liệu số trong các ô của bảng.
Công thức trong bảng tính bắt đầu bằng ký hiệu gì?
Công thức bắt đầu bằng dấu bằng (=), ví dụ =SUM(B2:B5). Nếu thiếu dấu này, phần mềm coi nội dung ô là dữ liệu chữ.